Éste va a ser un post muy muy corto. Y es que a lo que hay que prestar atención es al bestial discurso de Baldwin en la película Glengarry Glen Ross. Me parece de suma actualidad por lo realista que es, y porque estoy seguro de que se repite esta escena, con toque hispánico, en muchas inmobiliarias en reestructuración.

Me gustan los films sobre el mundo de los negocios, especialmente si, como digo, saben de lo que hablan. Y creo que Mamet sabía muy bien que se cuece dentro de esas reuniones comerciales.

Más información | Blog de cine
En El Blog Salmón | Aprendiendo negocios con American Gangster

Con el ámbito geográfico de las empresas cada vez más disperso, se hace imprescindible disponer de herramientas que nos permitan una gestión más eficaz de las reuniones. Clientes, socios, proveedores, empleados… están con frecuencia localizados en sitios diferentes, a veces con cientos y miles de kilómetros de por medio.

Cada vez es más difícil lo de convocar reuniones y que todo el mundo esté, a toque de corneta, presente físicamente en la sala de reuniones. Depende del poder del convocante, pero es innegable que el hecho de desplazarse a una reunión física es un inconveniente logístico importante, además de suponer un coste (no sólo directo, sino también de oportunidad) que en pocas ocasiones se justifica.

La videoconferencia es una opción disponible desde hace años, aunque las cosas han cambiado.

Donde antes había caros sistemas propietarios que exigían un gran desembolso y que por lo tanto estaban disponibles sólo para grandes empresas, poco a poco el desarrollo tecnológico ha ido permitiendo la aparición de un abanico cada vez más amplio de opciones a un coste asumible que no requieren más que la instalación de unos clientes (o a veces ni eso, ya que funcionan a través del navegador) en ordenadores normales y que funcionan a través de la red convencional.

Las funcionalidades que se le piden a un sistema de estas características son:

• Presentaciones y posibilidad de compartir aplicaciones o el escritorio
• Chat con posibilidad de texto, video y audio
• Pizarra de uso compartido y posibilidad de hacer anotaciones
• Posibilidad de que todos los asistentes puedan, en un momento determinado, liderar la reunión
• Control compartido del ratón y el teclado
• Audioconferencia vía voIP o línea convencional
• Posibilidad de grabar la conferencia
• Multiplataforma para adaptarse a las necesidades diversas de los asistentes
• Herramientas basadas en el navegador, sin necesidad de descargas
• Un sistema transparente de fijación del precio de uso

En Web Worker Daily analizan 9 herramientas de videoconferencia que han considerado las más efectivas para este tipo de uso (si bien en los comentarios los usuarios están aportando un buen número de alternativas adicionales). Se trata de Adobe Acrobat Connect, Central Desktop, Dimdim, Glance, GoToMeeting, Microsoft Live Meeting, ReadyTalk, WebEx MeetMeNow y Yugma.

Ninguno de ellos cumple al 100% las características deseables, por lo que en la elección estaremos siempre haciendo algún sacrificio. Por vuestra parte… ¿qué otras alternativas conocéis y usáis?

En cualquier caso, y sin querer divagar demasiado sobre las actitudes personales de algunos, reproduzco a continuación una lista de consejos que he ido recopilando con el tiempo para conducir reuniones de la forma más efectiva posible.

1. Determina la meta de la reunión. Con demasiada frecuencia las reuniones se parecen a aquello tan manido de “a ver si nos vemos y nos tomamos unas copas”. El tiempo de una persona es muy valioso, pero en una reunión el tiempo malgastado se multiplica por el número de asistentes: asegúrate que sabes por qué se convoca la reunión y que pretendes obtener de ella.
2. Identifica claramente a los implicados. Hay veces que implicamos a personas de determinados Departamentos “para que estén”. Evalua si esto es necesario. Así mismo, si crees que se deben tomar decisiones en la reunión, asegúrate de que las personas que asisten tienen ese poder de decisión. A ser posible, informa a cada persona de por qué es necesaria su presencia concreta.
3. Envía siempre un orden del día. Sobre esto no deberían hacer falta muchas explicaciones. Como dice el adagio, si no sabes a dónde te diriges, cualquier camino es bueno. Es necesario establecer cláramente un “mapa” de cómo debería desarrollarse la reunión y que todo el mundo lo conozca con antelación
4. Establece una duración objetivo de la reunión y se implacable. Haz lo mismo con cada punto del orden del día. Conforme se vayan venciendo plazos, interrumpe la discusión, establece unas conclusiones, determina unos puntos de acción y pasa al siguiente punto
5. Dirige las reuniones. Establece reglas, revisa el contexto, actúa como moderador. Como moderador, se imparcial: No juzgues, adopta el punto de vista de tu interlocutor.
6. Mantén la reunión centrada en el objetivo. Si se deriva hacia otro asunto y es necesario, establece otra reunión para tratar el mismo. Si es absolutamente necesario, suspende la reunión hasta que se convoque otra con ese tema específico que no os deja avanzar, pero no acostumbres a las personas a que las reuniones pueden ser “imprevisibles”.
7. Toma notas. Obtén compromisos concretos de tus interlocutores. Los “hay que hacer…” o “habría que determinar…” no valen. Qué, quién, cuándo.
8. Llegado el “deadline”, cierra la reunión con un resumen de todos los puntos de acción que se han determinado.
9. Envía un acta de la reunión. Un acta no tiene por qué ser una transcripción, sino un resumen de los puntos de acción, responsables, compromisos y fechas. Asume que al día siguiente de la misma, nadie se va a acordar de lo que tiene que hacer, así que no demores el acta más llá de 48 horas si es posible.

Espero que estos consejos os sean tan útiles como lo han sido para mi a lo largo de mucho tiempo.