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Una historia real para llorar sobre tecnología, productividad, Hacienda y las administraciones públicas

Una historia real para llorar sobre tecnología, productividad, Hacienda y las administraciones públicas
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Voy a contaros una historia real que ha caído en mis manos sobre el pésimo uso que dan las administraciones públicas a la tecnología y cómo genera costes y pérdidas económicas a todos los niveles. Muchas administraciones públicas tienen locales alquilados a particulares y lógicamente pagan una renta al propietario. Para no aburriros con los detalles fiscales de la operación, la administración retiene un porcentaje sobre la renta pagada que ingresa en Hacienda y que el propietario descontará de la cuota a pagar de su declaración del IRPF (si es persona física claro).

El problema arranca cuando al propietario en cuestión, le requiere la AEAT para decirle que las cantidades que se descuenta por las retenciones por alquileres no son procedentes, dado que el inquilino (en este caso la administración pública) no ha procedido a ingresar esas cantidades en las arcas públicas. El propietario se pone en contacto con la Consellería de la Xunta de Galicia a la que le tiene alquilado el local y le dicen que de eso nada, que ellos han ingresado hasta el último céntimo en Hacienda y que no es su problema, que el error lo tiene Hacienda en Madrid (sic). Mientras tanto, Hacienda bloquea la devolución del IRPF de este propietario por las diferencias mencionadas en retenciones y pone todo el tema en manos de un asesor.

El asesor se pone en contacto con la Xunta y le pide que le mande los modelos que se presentan a Hacienda para comunicar las retenciones. En este caso, al ser alquileres, la Xunta tiene que presentar el modelo 180 (modelo que le comunica a Hacienda el propietario del local y las cuantías pagadas anualmente junto con las retenciones) y realizar los pagos mensuales o trimestrales mediante el modelo 115. La Xunta, le dice que sin problema, que en unos días le manda una copia para que los presente en Hacienda y la AEAT pueda arreglar el error que deben tener ellos.

Pasan los días y al asesor le llega el modelo que ha presentado la Xunta. Pero aquí arrancan las sorpresas. La primera, que el modelo presentado está confeccionado a mano y presentado en Hacienda en mostrador y la segunda que el funcionario encargado de presentar dicho modelo ha cometido un error y en lugar de presentar un modelo 180 para este alquiler, ha presentado un modelo 190 (modelo para comunicar las retenciones realizadas a trabajadores y profesionales entre otras cosas) ¿por qué ha sucedido todo esto y cuánto nos cuesta a todos los contribuyentes este fallo?

En primer lugar, no pongo en duda que el funcionario sepa qué modelo es el correcto pero esta persona no cuenta con los medios materiales necesarios para realizar su trabajo. Me explico, la AEAT pone a disposición de todos una plataforma de software gratuito y para todos los sistemas operativos que permiten confeccionar estos modelos sin movernos de la silla. El caso es que los sistemas informáticos de la administración, requieren diferentes grados de permisos para instalar cualquier software, hasta el punto que, dado el caso, es más sencillo que el funcionario se desplace a una delegación de Hacienda, compre el modelo en papel, lo cumplimente allí mismo con un bolígrafo y lo deje presentado. A efectos temporales, este funcionario puede tardar tres horas en cubrir un impreso que podría haber hecho en 5 minutos sin moverse de su puesto de trabajo.

El segundo problema, los errores materiales que se originan por la propia presentación a mano. En este caso, equivocarse en el modelo es imperdonable, pero cualquiera puede cometer ese error; error que nunca hubiera sucedido si este funcionario hubiera tenido una firma electrónica habilitada para realizar la presentación por internet. Es decir, la firma electrónica de las administraciones públicas es configurable para que esta persona sólo tenga acceso a determinadas áreas, en este caso, la presentación de un modelo 180 y los trimestrales de 115 y si hubiera intentado enviar otro modelo, nunca se lo hubiera permitido la propia página web de Hacienda.

Estos dos errores, han generado una pérdida de tiempo, dinero y baja productividad que además se ve agravado por el coste económico que genera de manera adicional al propietario del local y a las propias arcas públicas en la liquidación de intereses favorable a la devolución de Hacienda que ya lleva casi más de seis meses de retraso.

Este tipo de errores que tienen su origen en un diseño anticuado de la administración pública son los que hay que resolver desde hoy, a todos los niveles, con el objetivo de mejorar en productividad y eficiencia a todos los niveles.

Nota: No quiero pensar en ningún momento que el funcionario encargado de presentar estos modelos en Hacienda no supiera cuáles eran los modelos correctos, pensemos que un error lo tiene cualquiera mejor.

En El Blog Salmón | Por qué los funcionarios no pueden ser funcionarios, Mejorar la productividad para salir de la crisis
Imagen | Leonard John Matthews

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