El registro horario ha llegado para quedarse en las empresas españolas. Es efecto del Real Decreto-ley 8/2019 y el propósito de esta normativa pasa por la lucha contra la precariedad laboral. Pero, además, las empresas pueden extraer ventajas adicionales de su aplicación.
La nueva regulación de registro horario
El primer rasgo destacado de la regulación del control horario es que se constituye como una obligación para la empresa. De hecho, las nuevas obligaciones de registro atañen, al menos, a dos partes: empresa y trabajadores. Asimismo, pueden verse implicados otros agentes que presten servicios que faciliten el control horario, sindicatos de trabajadores, el comité de empresa, etc.
Aunque sean muchas las partes implicadas, solamente la empresa que contrata a los trabajadores es responsable de responder por la buena marcha del sistema. Este aspecto puede ser objeto de una inspección y, si se considera que se ha cometido una infracción, llegar a ser sancionable.
El segundo rasgo distintivo es que nos encontramos ante un registro diario en el que habrá que tomar la hora de entrada y la de salida en cada jornada. No obstante, ello no impide que los trabajadores puedan disfrutar de opciones para la flexibilidad horaria.
Por ejemplo, supongamos que en una determinada jornada se hacen más horas de las ordinarias, pero que hay un acuerdo para compensarlas con días en los que el trabajador disfruta de flexibilidad. En ese caso, el registro será diario, pero deberemos tener en cuenta el cómputo mensual, anual o del período que hayan pactado para que pueda efectuarse la compensación.
La norma no prefija cómo ha de llevarse el control horario, sino que lo deja en manos de la negociación entre empresa y trabajadores
La tercera característica es que se trata de un registro de horarios de trabajo cuyas formas de organización y documentación deben realizarse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa. A falta de tales acuerdos, el empresario podrá establecer el sistema de organización y documentación del registro horario que considere, pero consultando previamente a los representantes de los trabajadores.
El cuarto detalle es que va más allá de la mera relación entre trabajador y empresa. El registro horario no es solamente un instrumento para que ambos sepan las horas que se han realizado, sino que genera unas obligaciones de información hacia terceros. En concreto, los documentos de control horario habrán de permanecer durante cuatro años a disposición no solamente de los trabajadores, sino también de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Y el quinto y último rasgo es que la norma no ha querido prefijar cómo ha de llevarse materialmente el control horario. Ello quiere decir que en cada empresa se podrá optar por la tecnología que más se adapte a sus características y requerimientos.
Las soluciones disponibles para el registro horario
Los mercados laborales se enfrentan a una enorme diversidad de situaciones dados factores como las características del sector, las necesidades de los clientes, los turnos de trabajo, los requerimientos de información, las opciones de trabajo flexible o la propia organización interna, entre otros muchos.
En ese sentido, la digitalización está permitiendo nuevas formas de trabajo relacionadas con las siguientes circunstancias: mayor movilidad, disposición de los datos del trabajo en cualquier lugar, incremento del teletrabajo, iniciativas digitales de flexibilidad laboral o renovadas opciones de colaboración de equipos cuyos miembros no están ubicados físicamente en el mismo lugar.
Además, la propia evolución tecnológica está superando a los medios tradicionales de registro horario, tales como los sistemas mecánicos de fichaje o los impresos firmados por el empleado. En general se buscan soluciones digitales que permitan varios objetivos:
La tecnología está al servicio de las múltiples necesidades empresariales en materia de control de horarios
- Registrar los datos.
- Posibilidad de efectuar dicho registro en cualquier momento y lugar facilitando el control horario incluso cuando no se está en el centro habitual de trabajo.
- Garantía de que se puede disponer de copias de seguridad, las cuales han de conservarse.
- Ofrecer opciones para alcanzar información útil en la toma de decisiones procedentes del registro horario y de otros datos que puedan cruzarse como, por ejemplo, la ubicación.
- Cumplimiento de obligaciones relacionadas con los privacidad de los trabajadores, por ejemplo, las relacionadas con la normativa de protección de datos.
- Disponibilidad de opciones para la consulta online de los registros.
- Garantía de las máximas medidas de seguridad para que los registros no se pierdan, roben o manipulen.
Para conseguirlo pueden emplearse diversas combinaciones de tecnologías. Entre ellas, se encuentran los sistemas biométricos para la ubicación, identificación y control de presencia; apps que permitan acceder a las funcionalidades; empleo de bases de datos basadas en la cadena de bloques; utilización de dispositivos conectados; y computación en la nube para efectuar el almacenamiento y, en su caso, análisis de los datos.
BeeBole: una herramienta flexible
Una de las soluciones para el control de horarios es BeeBole, que ha sido elegida por HR TECH como una de las 10 mejores soluciones de gestión de recursos humanos europeas en el año 2019. Su orientación hacia la flexibilidad abarca varios aspectos:
- Presentación de los datos y adaptación a las necesidades. En función de estas últimas, se pueden mostrar datos diarios, semanales, mensuales, en tiempo real... Y es posible gestionar aspectos que inciden en los horarios de trabajo, como las vacaciones.
- Integración con cualquier ERP o solución de facturación.
- Personalización de informes y paneles con el fin de obtener un control total.
Además, ofrece otros valores como sencillez, rapidez, seguridad y, sobre todo, la orientación a la obtención de una utilidad real de los datos de control de los horarios en la toma de decisiones empresariales más allá del mero cumplimiento de las nuevas obligaciones legales.
De hecho, lo que busca BeeBole es ofrecer una solución que permita impulsar la competitividad de las empresas a través de la inteligencia empresarial, ya que permite obtener informes de horas realizadas y extraordinarias, como exige la ley, pero también otros relacionados con la productividad y competitividad del negocio. Entre ellos, el coste de cada departamento, proyecto o cliente al saber cuántas horas se han dedicado y el coste de cada empleado; realizar comparaciones con tendencias e historiales; y comprobar el estado de ejecución de un determinado presupuesto.
“La herramienta ayuda a la flexibilidad horaria y a la conciliación, pues está en la nube y permite que los empleados puedan fichar perfectamente desde una app en el móvil o a través de una aplicación web”. Yves Hiernaux Cofundador y CEO de Beebole
El control horario en la era de los datos
Los datos de control horario sitúan al empleado en su trabajo en un momento dado. Estos datos se pueden cruzar con diferentes variables que registran la actividad de la empresa y el rendimiento de sus empleados.
El big data, con esos datos, permitirá descubrir patrones ocultos hasta el momento, lo cual facilitará identificar las fortalezas y debilidades organizativas de la empresa. Se sabrá por qué funcionan determinadas formas de configurar los procesos, qué puede sobrar y qué nos falta para consolidar nuestra producción y afrontar los riesgos.
Eso es una ventaja muy importante tanto para el trabajador como para la empresa. Podrá constar mejor qué es lo que hace a un trabajador valioso, en qué momento su colaboración se vuelve clave y cómo puede potenciarse.
Los datos tienen un enorme potencial transformador de las relaciones laborales
De este modo, los trabajadores y sus representantes podrán reclamar mejoras con los datos en la mano tanto en las condiciones de trabajo como en la propia participación de los empleados en los procesos.
Las empresas, por su parte, tendrán datos mucho más objetivos para reclamar la implicación de los trabajadores en los retos que tienen por delante. Sabrán, por ejemplo, cuándo es decisivo que un determinado empleado haga un esfuerzo especial, que podrán requerir a cambio de mejoras en sus condiciones.
Porque, en definitiva, los horarios de trabajo marcan un elemento clave de cómo las personas se insertan en los procesos empresariales. El registro debe facilitar el ingrediente de objetividad que las partes necesitan para negociar las mejores condiciones para dicha inserción.
La ventaja competitiva de las empresas mejor adaptadas al control horario
Las empresas con un buen control horario dispondrán de mucha más información sobre las holguras que sufren para realizar tareas concretas, los procesos críticos del negocio, los trabajadores clave en cada labor... En definitiva, los datos se convierten en un elemento regulador de la estructura empresarial.
Con todo, habrá que continuar negociando con los trabajadores, estar atentos a nuevas leyes y reglamentos, a las negociaciones de los convenios y a lo que los tribunales de justicia vayan resolviendo sobre los asuntos dudosos. Porque el control horario se ha convertido en la punta de lanza del registro de cómo se desenvuelven las relaciones laborales. Se ha abierto un camino y ahora corresponde ir andando por él.
Además, los propios datos de registro horario están íntimamente relacionados con otros retos jurídicos que parece que van a ir protagonizando la agenda de los próximos años como la lucha contra la desigualdad o contra la precariedad laboral. Y, al mismo tiempo, se ha de respetar el Reglamento General de Protección de Datos que garantiza la máxima protección a la información personal de los trabajadores
Son, en fin, un elemento objetivo a través del cual podemos saber cuánto ha trabajado cada persona y podemos ligar esos datos a otras variables como las relacionadas con su retribución, condiciones de trabajo, edad, sexo, antigüedad, formación, experiencias previas, etc. Cada reto que planteen las reformas normativas dispondrá de más información para ser abordado.
Las empresas que sepan adaptarse a este marco jurídico y tecnológico cambiante y entiendan las posibilidades organizativas que supone el registro de datos laborales tendrán una importante ventaja competitiva, puede que una de las más decisivas en el contexto de los próximos años.
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