El día a día viene marcado por la realización de numerosas tareas rutinarias que hacen distraer nuestra atención y reducir los niveles de productividad. Gracias a las nuevas tecnologías como la IA o el ML pueden llegar a automatizarse numerosos procesos, pero aún así es necesario también implantar un cambio de mentalidad para acabar con la procrastinación.
La procrastinación se define como la tendencia a posponer tareas importantes, ya fuese en el ámbito laboral o personal. Esto puede traer consecuencias negativas a corto-medio plazo, y si se alude al ámbito empresarial, traducirse en pérdidas económicas importantes.
Según datos de octubre, aportados por CEPYME, la productividad media en España acumulaba dos trimestres consecutivos de caídas. De este modo, la cifra alcanza un 9,6% menos que la tasa más baja registrada en 2009. Y es que en solo dos años han desaparecido 9.000 pymes, poniendo en entredicho el valor de la productividad nacional.
Un estudio reciente de la OCDE, ha recogido los valores del PIB y la productividad durante los últimos cuatro años. En este sentido, Irlanda lidera el ranking con un 132,2 PIB/hora trabajada. Le siguen Eslovenia (47,7 PIB/hora trabajada), Lituania (44,6 PIB/hora trabajada), Polonia (43,9 PIB/hora trabajada) y Dinamarca (75,3 PIB/hora trabajada). España ocupa el puesto 24 con 52,5 PIB/hora trabajada, por debajo de la media de la UE que se sitúa en el 55,6 PIB/hora trabajada.
El mejor remedio contra la procrastinación
Para mejorar este factor tan negativo y ser más productivos, lo mejor es establecer una planificación diaria de forma sencilla y efectiva. De este modo, todo pasa por fijar metas, priorizar tareas y crear una hoja de ruta para abordar los proyectos de forma clara y ordenada. No consiste en hacer más tareas en menos tiempo, sino de ser más eficientes y resolutivos.
Adquirir el hábito de la planificación diaria no es sencillo, pero en un plazo máximo de una semana se podrá cambiar de mentalidad y obtener grandes resultados tanto en el terreno personal como profesional. La clave es imponer metas realistas durante los primeros tres días.
Para ello, habrá que priorizar lo que fuese más urgente, planificando de manera realista el tiempo que conllevará cada tarea. Así se logrará realizar un seguimiento riguroso de cada acción completada y aumentar paulatinamente la satisfacción por el trabajo realizado.
Es muy importante evitar la multitarea. Este aspecto se refiere a que las nuevas tecnologías facilitan la simultaneidad, pero eso resta productividad y la división de esfuerzos. Para evitar que la concentración se disipe y se cometan posibles errores, habrá que enfocarse en algo concreto.
En primer lugar habrá que apuntar todas las tareas que se deben abordar, es decir, definir qué es lo que se quiere lograr y fijar un propósito claro. Después habrá que priorizar las tareas, identificando cuáles son las más importantes y las primeras a abordar. Todo ello creando una rutina diaria, es decir, fijando horarios específicos para realizar ciertas actividades (trabajo, deporte, ocio, etc.). Así pues, la panificación se convertirá en un hábito integrado.
A continuación, será importante identificar posibles distracciones y trabajar por minimizarlas. De este modo, se recomienda destinar espacios concretos del día al ocio y a la relajación mental. Para conseguir una motivación extra, es muy recomendable compartir los objetivos con amigos o familiares. Como cualquier objetivo que nos propongamos, abandonar la procrastinación precisará de un acto de fuerza de voluntad que acabará siendo muy gratificante.
Es muy importante, en este nuevo hábito, terminar todo lo que se empieza para aprender a focalizar la mente y ganar constancia, sin dejar tareas a medias. Para ello, trabajar en un espacio ordenado y limpio será fundamental para alcanzar la plena motivación y crear un clima idóneo de concentración.
Como bien se ha comentado con anterioridad, es importante establecer metas y recompensar el esfuerzo. Un premio o regalarse una frase positiva suele ser un aliciente en este nuevo camino por explorar.
Para superar la procrastinación y ser más productivos, lo esencial será aceptar responsabilidades. Eso implica afrontar nuevos proyectos de mayor envergadura que te hiciesen sentirte más relevante dentro de la empresa, aumentando la motivación con desafíos más estimulantes. No obstante, las responsabilidades asumidas deberán ir en consonancia con las capacidades para evitar un efecto negativo de frustración.
La procrastinación: un enemigo silencioso
Abandonar la procrastinación no solo nos hará ser más productivos desde un enfoque laboral, sino también a afrontar la vida desde otra perspectiva, cuidando nuestra salud mental y emocional.
Y es que la procrastinación es un enemigo silencioso que puede afectar a la calidad de nuestras relaciones personales y el bienestar general, provocando patrones de comportamiento como ansiedad, miedo al fracaso o mala percepción del tiempo. Por ello es importante tener una mentalidad analítica y descubrir qué se esconde tras la procrastinación.
La productividad en el trabajo y en la vida personal beneficia al crecimiento profesional de los empleados y al éxito de las empresas, pues sus trabajadores se sentirán parte activa y se identificarán tanto con los logros colectivos como con la imagen de marca.